เครื่องบันทึกเงินสด เป็นเครื่องคำนวณเลขชนิดแป้นเต็ม มีลักษณะเป็นตัวเลขหลายแถวเรียงหมายเลขตามแนวดิ่ง1 – 9 สามารถบวกลบคูณหารได้ในเครื่องละจะมีบัตรแสดงรายการ 2 ส่วนส่วนหนึ่งให้ลูกค้าแทนใบเสร็จรับเงิน อีกส่วนหนึ่งม้วนอยู่ภายในเครื่องแทนใบเสร็จรับเงิน เมื่อเสร็จสิ้นการรับเงินในหนึ่งวันฝ่ายตรวจสอบจะรวบรวมจำนวนเงินในแต่ละวัน
เครื่องบันทึกเงินสดเหมาะสำหรับลงรายการตัวเลขที่มีจำนวนมากๆ เช่น การลงรายการสินค้าในใบเสร็จรับเงิน หรือการลงรายการในใบกำกับภาษี หรือใช้รวมยอดบัญชีเงินสด
เครื่องบันทึกเงินสดยังมีคุณสมบัติพิเศษนอกเหนือจากเครื่องคำนวณโดยทั่วไปสามารถระบุข้อมูลการคำนวณแต่ละประเภทได้อย่างชัดเจนและตรวจสอบบัญชีข้อมูลต่างๆ ได้ทันที
นอกจากนี้ยังมีระบบรักษาความปลอดภัย ป้องกันไม่ให้บุคคลภายนอกที่ไม่ได้รับอนุญาตมาใช้เครื่องบันทึกเงินสดได้
เครื่องบันทึกเงินสดจึงเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่มีความสำคัญและจำเป็นต่อการดำเนินงานของธุรกิจปัจจุบันอย่างยิ่ง
อย่างไรก็ตาม ในการเลือกซื้อเครื่องบันทึกเงินสด ควรพิจารณาเลือกซื้อเครื่องให้เหมาะสมกับลักษณะของการใช้งานและธุรกิจที่ดำเนินการ